5 passos essenciais para gestão de processos

5  passos essenciais para gestão de processos

Estamos vivendo uma nova realidade em que a transformação digital e a  gestão de processos dentro das empresas nunca foi tão importante. Startups e empresas,  que desejam alcançar o sucesso , precisam lidar a todo momento com novas tecnologias e soluções inovadoras para a resolução de desafios.

Para se destacar das concorrentes, as startups precisam aplicar um modelo de negócios escalável e pronto para enfrentar o mercado mundial.

O primeiro passo é a aplicação de uma gestão de processos inovadora e rápida quanto à própria proposta da empresa.

Você sabe o que é Gestão de Processos?

Gestão de Processos também conhecida como BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos é um conceito que define a união de gestão de negócios à tecnologia da informação. O objetivo é a otimização dos resultados das empresas por meio da melhoria dos processos de negócio.

Toda empresa, independente de seu tamanho, precisa de uma sequência de processos para manter uma gestão organizada e garantir a operação. 

Por isso, ter processos bem definidos ajuda  a empresa a se orientar no meio de atividades desenvolvidas diariamente para se alcançar um objetivo (que pode ser um produto ou serviço oferecido ao cliente).  

Muitas empresas aplicam ferramentas de gestão de processos, através de  softwares avançados, responsáveis pela redução de erros e o aumento da satisfação do cliente.  

As organizações são dinâmicas e estão passando por uma grande transformação digital. Dessa forma, os processos também precisam ser tratados com interdependência, para que as empresas consigam inovar para atingir seus objetivos. 

A importância da gestão de processos para a sua startup

E agora que você já sabe o que é gestão de processos, precisa entender porque é importante aplicar esse modelo de negócio para ter uma startup de sucesso.

Pois bem, em um mercado digital, altamente dinâmico, adotar a gestão de processos pode trazer um diferencial para sua empresa. Lembrando que “sólida” não quer dizer engessada.  

A empresa precisa ter uma mentalidade aberta para aplicar alguma mudança no processo de gestão, caso seja necessário.

Afinal, você precisará  interligar seus colaboradores, sistemas e processos ao negócio da empresa, o que fará com que ela se transforme  na escolha ideal dos clientes.

Entre outros benefícios da aplicação da gestão de processos, podemos citar:  

Foco no que realmente importa

Ao entender o fluxo do processo, o gestor consegue reconhecer as etapas que não estão fluindo. Dessa forma, a empresa pode focar em ações que gerem resultados, eliminando gargalos e perda de tempo.

Padronizar abordagens

Quando as organizações contratam novos colaboradores, quem dará continuidade ao trabalho anterior? Pois a gestão de processos  através dos playbooks permite  padronizar toda a documentação envolvida.  Dessa forma, sempre que o colaborador esquecer algo ou  entrar um novo funcionário, a empresa reduzirá custos com treinamento e capacitação.

Agilidade nas atividades organizacionais

Ao ter controle da performance do processo, é possível  aos gestores tomarem decisões  ágeis e assertivas, pautadas em informações confiáveis. Dessa forma, a organização estará pronta também para qualquer mudança inesperada de mercado.

Facilitar a gestão através de indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho poderão ajudar a melhorar a performance das ações, além de nortear mudanças que venham a ser necessárias.

Satisfação do cliente

A gestão de processos proporciona uma maior satisfação ao cliente, ao ter como foco os resultados. Processos mais assertivos geram uma experiência de valor mais positiva para o cliente. 

Transparência nos processos  

Outro benefício da gestão de processos é tornar  os processos  acessíveis para todos os envolvidos, desde os gestores e colaboradores até stakeholders. Dessa forma, todos estão alinhados com as ações que precisam ser feitas para atingir os objetivos.

Continue lendo o artigo, pois separamos 5 passos infalíveis para a gestão de processos dentro da sua startup. Confira a seguir:

1 - Crie um mapa geral de processos

O primeiro passo antes de gerir qualquer negócio é conhecer a empresa e identificar os seus objetivos.  Esse procedimento será feito pelo Mapeamento Geral de Processos. Esta primeira etapa permite acompanhar de perto cada etapa de sua produção e de seu fluxo de trabalho

Em outras palavras o mapeamento de processos busca definir:

Qual o objetivo e fronteiras do processo;

Quais as entradas e as saídas do processo;

Quem  são os colaboradores envolvidos;

Quem será o responsável pelos resultados;

Quais os recursos materiais e financeiros  gastos durante o processo;

Quais serão os resultados esperados do processo;

Quais os riscos enfrentados etc;

Diferentes técnicas podem ser utilizadas no mapeamento geral de processos (entrevistas com os colaboradores, questionários, reuniões, oficinas, workshops, observação etc). A técnica adequada dependerá do tipo de gestão aplicada na empresa, além de outros fatores como: sua cultura organizacional, tempo, etc.  

Desse modo, é importante  que o mapa geral de processos contenha a descrição clara das principais atividades a serem executadas. Ao final de cada etapa será feita uma avaliação para aferir a qualidade  do produto ou serviço.

2 - Estabeleça Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são importantes para monitorar o desempenho contínuo das atividades da empresa, ajudando a eliminar ações que não deram certo e possibilitando a criação de novas ideias.

O segredo é: junte todas as informações e monitore as mais relevantes, de acordo com os objetivos da sua organização.

Dessa forma, será mais fácil visualizar os pontos fortes e fracos dos processos e criar propostas de melhorias e inovações.  

3 - Aplique o Método Kaizen

O Método Kaizen é uma filosofia japonesa que tem o objetivo de aumentar a produtividade e rentabilidade das empresas, através de ações que busquem um aperfeiçoamento contínuo.  

Mais conhecido pela aplicação no mundo empresarial, o Método Kaizen  elimina qualquer tipo de desperdício, através do controle de qualidade e a entrega de um  trabalho final de qualidade e dentro do prazo.

Esse modelo de negócio não é unicamente uma mudança de processo, mas sim, uma mudança de toda a cultura da empresa que irá impactar  na filosofia da organização.

4 -  Treine sua equipe

É importante deixar claro que a gestão de processos requer mudanças na empresa e uma nova postura de seus colaboradores. Muitas vezes será preciso realizar treinamentos constantes com os colaboradores.

5 -   Abuse da tecnologia

Hoje em dia é impossível aplicar uma gestão de processos sem tecnologia. A transformação digital está presente em todas as startups que atuam com inovação tecnológica e desenvolvimento de produtos digitais.

Os softwares de gestão de processos automatizados melhoram os processos internos e externos, assim como a comunicação com os clientes, colaboradores e fornecedores.    

Essas interfaces possuem uma plataforma intuitiva e fácil de usar, conseguindo otimizar os processos operacionais ao colher, armazenar e analisar informações de diferentes setores, aumentando assim a produtividade.

Agora que você já conhece os 5 passos para aplicar a gestão de processos, conheça  as suas 6 etapas.

1. Planejamento

Essa fase é o início do projeto. Nesse período serão analisadas as atividades envolvidas, e se estas estão de acordo com a estratégia da empresa. Nessa fase também será verificado quais os principais problemas e as soluções para resolvê-los.

Além disso, no planejamento será determinado os indicadores de desempenho e a documentação para a análise de processos.

2. Modelagem

Essa fase é a etapa de desenhar os fluxos de trabalho. Ou seja, colocar em prática o processo que está sendo desenvolvido.

3. Fase de Simulação

Esta é a fase de teste do que foi definido na etapa anterior. É o momento de obter insights com os colaboradores e aperfeiçoar ideias com soluções inovadoras.

4. Fase de Execução

Como o próprio nome explica, essa é a etapa prática. A partir dos resultados e mudanças aplicadas na simulação, o processo passa a ser executado de fato.

5. Fase de Monitoramento

No monitoramento, os gestores poderão verificar se as métricas e KPIs definidos nas etapas de planejamento e modelagem foram alcançados.

6. Fase de Melhorias

Nesta etapa, a gestão de processos poderá  incluir melhorias caso seja necessário. É hora de analisar a etapa anterior para saber se os objetivos foram alcançados e quais os erros que precisam ser eliminados.  

Para melhorar o desempenho, as mudanças poderão vir através da inclusão de uma nova atividade, novas ferramentas de gerenciamento, realocação de colaboradores, etc.

Vale frisar que todo esse processo é um ciclo: o primeiro passo será analisar novamente a situação, executar as modificações necessárias, monitorar e otimizar.

Conheça os 2 principais tipos de gestão de processos

Antes de aplicar a gestão de processos, você deve conhecer qual o melhor tipo se adequa a sua empresa.

Gestão funcional de processos organizacionais

Esse tipo de gestão de processos é tradicional e ainda é usada por muitas empresas. A gestão funcional analisa os processos da empresa de forma separada conforme a hierarquia funcional da empresa. Cada setor precisa melhorar a sua produtividade individualmente, o que faz com que o colaborador realize apenas a sua função.

Gestão Sistêmica dos processos Organizacionais

Na gestão de processos do tipo sistêmica, os processos são vistos de forma integrada. O gestor considera a empresa um conjunto  do resultado da interação de todas as suas partes, que inclui: desde os colaboradores até os departamentos. O foco é sempre o resultado final, que é a satisfação do cliente.  

Abaixo separamos três principais diferenças entre os dois conceitos para o seu entendimento:  

A gestão por processos é representada  por uma estrutura organizacional horizontal, com a organização vista de uma forma mais ampla. Ou seja, todos os setores se inter-relacionam para garantir a satisfação do cliente. Por outro lado,  a gestão de processos é vertical, com processos mapeados e monitorados para que funcionem de forma planejada;

Na gestão por processos, estes são encarados como parte de um todo, Enquanto a gestão de processos muitas vezes é isolada;

Na gestão de processos os objetivos são controlados  para satisfazer o cliente interno. Já na gestão por processos, o objetivo é a satisfação do cliente final.

Conheça os Indicadores de Desempenho na Gestão de Processos

Se você   pretende implementar a gestão de processos dentro da sua empresa, agora, você precisará acompanhar as mudanças através de indicadores confiáveis.

Os Indicadores de desempenho de processos são usados para rastrear os processos e monitorar o desempenho das ações.

Dessa forma, os gestores poderão estudar esses indicadores e rapidamente tomar decisões importantes para melhorar possíveis erros.

Os indicadores de desempenho (KPIs) são diferentes de métricas. Os KPIs são informações estratégicas que mostram se os objetivos  estão  sendo alcançados conforme o planejado.

Por exemplo, o número de reclamações de um cliente sobre um serviço é uma métrica que indica que o cliente não está satisfeito. Nesse caso, a satisfação do cliente é o indicador estudado.

Os tipos de indicadores de desempenho na gestão de processos podem ser divididos em:

– Indicadores de Eficiência

Por ter foco no processo e nos recursos aplicados, a eficiência tem  o propósito de ser eficaz, usando o mínimo de recursos. Por outro lado, a eficácia é a relação entre os resultados reais e os resultados esperados.

– Indicadores de Qualidade

Esse indicador representa a relação entre  tudo o que foi produzido pela empresa e tudo o que  realmente ficou pronto para o uso ( sem nenhum defeito).

– Indicadores de Capacidade

Esse indicador representa a relação entre a quantidade que se pode produzir e o tempo gasto para essa produção.

– Indicadores de Produtividade

É  a relação entre as saídas geradas por um trabalho ( o que é produzido) e os recursos utilizados para isso.

– Indicadores de Rentabilidade

É a relação percentual entre o lucro gerado e o investimento feito na empresa.

– Indicadores de Lucratividade

Esse indicador afere a relação percentual entre o lucro e as vendas totais.

– Indicadores de Competitividade

Esse indicador mede a relação da empresa com a concorrência.

– Indicadores de Efetividade

Efetividade é a conjugação da eficácia com a eficiência. Ou seja, atingir os resultados pretendidos da melhor maneira possível.

– Indicadores de Valor

Esse indicador representa a  relação entre o valor percebido pelo cliente ao receber o produto e o valor efetivamente gasto pelo cliente pelo que ele recebeu.

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